Mudanza de Oficina: Cómo Minimizar el Tiempo de Inactividad

Una mudanza de oficina bien planificada puede realizarse con mínima interrupción de la actividad empresarial. Te explicamos cómo.

Planificación Previa (6-8 Semanas Antes)

1. Nombra un Coordinador

Designa a una persona responsable que:

• Coordine con la empresa de mudanzas

• Comunique el plan al equipo

• Supervise el proceso

2. Evalúa las Necesidades

• Inventario completo de equipamiento

• Plano de la nueva oficina

• Necesidades de IT y telecomunicaciones

3. Comunica a Tiempo

Informa a:

• Empleados

• Clientes

• Proveedores

• Servicios (correos, mensajería, etc.)

4 Semanas Antes

Planificación IT

• Coordina con tu proveedor de internet/telefonía

• Planifica el traslado de servidores

• Backup completo de datos

• Etiqueta todos los cables

Organización

• Asigna zonas en la nueva oficina

• Etiqueta todo (mesas, sillas, archivos)

• Purga documentación innecesaria

• Archiva lo importante

2 Semanas Antes

Preparación

• Distribuye cajas y material de embalaje

• Cada empleado embala su zona

• Documenta el estado de equipos

• Reserva parking/permisos si es necesario

La Semana de la Mudanza

Opción 1: Mudanza de Fin de Semana

Ventajas:

• Mínima interrupción

• Lunes operativo

Planificación:

• Viernes tarde: Embalaje final

• Sábado: Mudanza completa

• Domingo: Montaje y pruebas

• Lunes: Operativos

Opción 2: Mudanza Escalonada

Ventajas:

• Menos estrés

• Siempre hay personal operativo

Planificación:

• Día 1: Departamentos no críticos

• Día 2: Departamentos críticos

• Día 3: Ajustes finales

Estrategias para Minimizar Impacto

1. Mudanza por Fases

• Traslada primero lo no esencial

• Deja operativo lo crítico hasta el final

• Monta primero las zonas prioritarias

2. Oficina Temporal

Si es posible:

• Habilita espacio temporal para funciones críticas

• Mantén operativo call center/atención cliente

• Rotación de equipos

3. Teletrabajo Temporal

• Permite trabajo remoto durante la mudanza

• Reduce presión sobre el espacio

• Mantiene productividad

Checklist del Día de la Mudanza

IT y Tecnología

• Servidores desconectados correctamente

• Backup verificado

• Equipos etiquetados

• Cables organizados

Mobiliario

• Mesas desmontadas

• Sillas apiladas y protegidas

• Archivadores vaciados

Documentación

• Archivos importantes en cajas seguras

• Documentación confidencial controlada

• Inventario verificado

Primer Día en la Nueva Oficina

Prioridades

• IT operativo: Internet, teléfonos, servidores

• Zonas críticas: Atención cliente, ventas

• Zonas comunes: Baños, cocina, recepción

• Resto de espacios: Según planificación

Comunicación

• Envía email confirmando la mudanza

• Actualiza dirección en web y redes sociales

• Informa a Google My Business

• Actualiza papelería y tarjetas

Costes Aproximados

Una mudanza de oficina profesional cuesta aproximadamente:

• Oficina pequeña (1-5 empleados): 600-1.200€

• Oficina mediana (6-15 empleados): 1.200-2.500€

• Oficina grande (15+ empleados): Desde 2.500€

Incluye: embalaje, transporte, montaje básico

Conclusión

Con planificación adecuada, una mudanza de oficina puede realizarse en un fin de semana con mínima interrupción. La clave está en la organización previa y contar con profesionales experimentados.